Entrevista Spooner

Entrevista

Realizada por el grupo de estudiantes de la Universidad ICESI, de la materia Pensamiento Sistémico, conformado por Mabel Ocampo, Silvio Valencia Giraldo, Tatiana Herrera Diaz y Daniela Guevara; a la CEO de ManglarByMoms, diseñadora industrial, especialista en Marketing con énfasis en servicios y con Maestría en Administración de Empresas de la Universidad ICESI, Liz Barrera.

La estructura de la entrevista es la siguiente:

       #    Pregunta realizada. 

-       Respuesta brindada

 1. ¿Por qué se implementó el teletrabajo en su compañía?

-            Porque es una forma estratégica de iniciar una empresa con costos bajos y tomando ventaja de los medios digitales que nos permiten establecer contacto sin necesidad de la presencia lo cual permite que NO se tenga una oficina física = costos de alquiler fijo.

     2. ¿Cuáles son los pros y los contras de tener teletrabajadores?

-           Los pros son costos más bajos para la operación. Calidad de vida de los teletrabajadores que se traduce en motivación y mayor productividad. Si se logra una correcta gestión de las actividades de cada empleado se pueden lograr resultados muy positivos.

-             Los contras es que el control de las tareas se debe hacer de forma minuciosa dado que se establecen en los softwares existentes, pero hay que estar alimentándolos y gestionándolos (trello, giitic, entre otros) Hay que estar hablando con ellos para que se sientan cercanos y no piensen que están solos en el trabajo; la socialización fuera de lo laboral es muy importante para el sentido de pertenencia.

     3. ¿Cómo se distribuyen las actividades a realizar?

-             Anticipadamente se debe tener claridad de lo que se quiere y preparar los objetivos que debe cumplir cada persona en cada cargo. Generando un perfil de empleado se hace la búsqueda para que se cumpla con los requerimientos, cuando se contrata se entregan claros los objetivos del cargo junto con los entregables que se esperan recibir para dar por válido el trabajo. Dependiendo del perfil de la persona se implementan software de gestión de hora laborada o misión cumplida.

     Las actividades ya deben estar amarradas al cargo, sin embargo, software como trello te ayudan a tener cada empleado con las tareas del día a día y las van cumpliendo al escribir los resultados o al cambiarlo de lista a en proceso o por aprobar o aprobado dependiendo del caso que sea.

     Todas las actividades deben ir amarradas a los objetivos corporativos para que se cumpla lo que se busca lograr como empresa.

 4. ¿Cuál es el medio más efectivo para la comunicación entre teletrabajadores?

-             Teléfono, WhatsApp, trello, Skype, email (importantísimo) esas son las que usamos actualmente en la empresa.

     5. ¿Cuáles son los principales obstáculos en la comunicación entre los teletrabajadores?

-             Se pierde la relación personal y se pasa a un ámbito enteramente profesional y laboral. Adicionalmente a veces la comunicación es muy fría o es distante dado que cada uno se encuentra enfocado en la tarea y cuando se da cuenta no ha conversado con los empleados, dando espacio a que tomen decisiones demasiado independientes que no se pueden gestionar.

      6. ¿Utilizan algún tipo de plataforma propia para desarrollar las actividades laborales? si no ¿Qué herramientas utilizan?

-             Propia no, es muy costos sÍ desarrollo, sin embargo, es uno de los objetivos de la empresa para con nuestros clientes (los que implementan y contratan teletrabajadoras) para que también lo utilicen con sus empleados. Existen varios como dije anteriormente, del colombiano se llama giitic, sin embargo, sé qué hay otras opciones de gestión de las actividades.

     7. ¿Cómo se definen los horarios de reuniones y cómo se llevan estas a cabo (si las hay)?

-             Las reuniones se puedes agendar como en cualquier trabajo, se mantiene abierto Skype de modo que se tiene el canal abierto y cuando se requiera se hace la video conferencia.  Preferiblemente se hace agenda de reuniones para no interrumpir las tareas.

       8.  ¿Qué normas técnicas deben cumplir los informes que se entregan al coordinador?

-             No hay normas técnicas a no ser que se tenga implementada algún sistema de gestión (tipo ISO) esto se hace de acuerdo a los lineamientos de jefe directo.

       9. ¿Hay alguna normativa interna vigente? Ya sea establecida por la ley o implementada por la empresa.

-             Las normas que regulan el teletrabajo son la ley 1221 de 2008 decreto 884 de 2012 estas establecen las regulaciones (derechos y deberes) de empleados y empleadores al implementar la modalidad de tele trabajo.

    10.  Cuando un teletrabajador debe ausentarse por cualquier motivo, ¿Cómo se llevan a cabo sus actividades? si estas deben ser un aporte para el objetivo grupal.

-             Como se tiene una gestión de las actividades día a día puede fácilmente otra persona tomar la tarea y hacer la gestión que quedó pendiente teniendo en cuenta el histórico de actividades que se ha realizado. De esta forma las personas pueden delegar trabajos. También dentro de las tareas se pueden vincular personas (se comparten) de esta manera ellas también registran la actividad con su nombre propio.

     11.  ¿Qué retos extra implica ser coordinador?

-             Se debe tener un control de las actividades de cada persona, pero más que eso se debe tener mucha claridad del norte al que se quiere llegar porque si se centra en las actividades y no en el global no podrá gestionar de forma correcta ni delegar las cosas que realmente necesitan ser hechas por otros empleados. En ocasiones se tiende a tratar de realizar todas las actividades o al contrario a delegarlas por falta de conocimiento de lo que hacen los demás colaboradores.